Onze tevreden klanten zijn onze beste ambassadeurs

Smartdoc ondersteunt honderden bedrijven in verschillende sectoren. Meer bereiken met minder moeite, routinetaken automatiseren en tijd en ruimte maken voor wat echt belangrijk is. Daar draait alles om in de getuigenissen die wij verzamelden uit verschillende sectoren. Ontdek hoe zij Smartdoc ervaren!

  • Dolce La Hulpe

    Door het digitaliseren van personeelsdocumenten is het manuele werk op de HR-afdeling drastisch verminderd.

    Sector: Horeca, hotel, resort

    Dolce La Hulpe

    Digitalisering van personeelsdossiers met Smartdoc

    In het hart van het Zoniënwoud ligt het klassevolle Dolce La Hulpe hotel. Sinds de vlotte uitrol, kan Dolce La Hulpe niet meer zonder de performante en toegankelijke Smartdoc-oplossing voor het personeelsbeheer.

    “Dankzij Smartdoc hebben we alle documentgerelateerde personeelsinformatie digitaal op één plek.” EMILIE POLLIE, HR

    Het manueel werk is op de HR afdeling drastisch verminderd sinds de komst van het Smartdocplatform. Door onze personeelsdocumenten te digitaliseren boeken we veel tijdwinst. Het platform  is bij Dolce La Hulpe gekoppeld aan de programma’s van Office 365: Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

    Document management en document automatisering is een troef die niet alleen de slagkracht van onze HR afdeling, maar van het hele bedrijf verbetert. 

    Ondertussen breidde Dolce La Hulpe de tool uit naar andere afdelingen zoals Finance.

    Branche: Horeca

    Producten en diensten: Hotel en seminarfaciliteiten

  • Cookware

    Smartdoc stroomlijnt de juridische en HR-afdelingen.

     

    Sector: Productie, groothandel en distributie

    Cookware

    Smartdoc stroomlijnt Legal en HR.

    The Cookware Company is een wereldwijd opererend bedrijf met een grote expertise op het gebied van innovatief kookgerei. Smartdoc zorgt ervoor dat het contractmanagement, het beheer van de workflow en de realtime archiefcontrole over productgamma’s en landsgrenzen heen vlotjes verloopt.

    “Door de snelle groei van onze organisatie kregen onze medewerkers steeds meer administratie te verwerken. Zij zien Smartdoc als een welgekomen extra hulp, die hen ondersteunt in hun dagelijks werk.” STEVEN DE RIDDER, ICT MAMANGER

    Met Smartdoc lopen het contractmanagement, het beheer van de workflows en de realtime archiefcontrole vlotjes over productgamma’s en landsgrenzen heen.

    Het HR-department werkt met  aangepaste templates en is voorzien van een specifieke interne security.

    Cookware opteerde ook voor Smartdoc omdat het schaalbare oplossing is. Na Legal en HR, rolden ook de afdelingen in Hong Kong en New York Smartdoc uit.

    De integratiemogelijkheden van Smartdoc met de ERP-oplossing bieden een duidelijke meerwaarde.

    Branche: Productie, groothandel en distributie

    Producten en diensten: materiaal voor de horeca

  • Adirack

    Veilig archiveren en efficiënte processen .

     

    Sector: Groothandel.

    Adirack

    Veilige archivering en efficiënte processen

    Adirack heeft meer dan 25 jaar ervaring in het verdelen, installeren en onderhouden van tweedehands magazijnmateriaal. Zij zijn tevreden Smartdoc-gebruiker sinds 2015.

    “Voordat we Smartdoc gebruikten, moesten we altijd zoeken naar documenten in ons papieren archief. Nu kunnen we de informatie eenvoudig terugvinden door een zoekopdracht in te voeren in Smartdoc.” BOB SEGAERT, SALES & MARKETING

    Adirack haalt niet alleen voordeel bij de tijdsbesparing. “Het is ook veel comfortabeler om mee te werken,” zegt Bob Segaert.

    De documentenstromen zijn niet uitsluitend compatibel met het ERP-systeem, Adirack koppelt ook automatisch documenten zoals e-mails en productbrochures in het ERP aan documenten in Smartdoc door middel van een eenvoudige drag-and-drop actie.

    Alle gebruikers volgen dezelfde gestandaardiseerde documentmanagementprocessen. “Als er een probleem is, staan de mensen van Smartdoc altijd klaar om ons snel te helpen.” zegt Bob Segaert.

    Branche: groothandel 2de hands

    Producten en diensten: Werkplaats en magazijninrichting

  • Metal Galva plus

    Een goed doorzoekbaar archief zorgt voor complete dossiers en dat is van onschatbare waarde.

     

    Sector: Bouw

    Metal Galva plus

    Orde en netheid staan recht evenredig met kwaliteit en vakmanschap

    Metal Galva Plus is een Limburgs bedrijf met meer dan 20 jaar ervaring in het thermisch verzinken van staal en staalconstructies. Het administratieve team gebruikt Smartdoc sinds midden 2018.

    “Elke medewerker wint zeker een dag per maand aan zoekwerk.” FILIP UMANS, EIGENAAR ZAAKVOERDER

    Elk document, zonder uitzondering, wordt digitaal gearchiveerd: offertes, mailverkeer, documenten van de overheid… Smartdoc maakt het archief goed doorzoekbaar en zorgt voor volledige dossiers.

    Dit is van onschatbare waarde zoals bijvoorbeeld in geval van specifieke procedures die juridisch moeten kloppen.

    “Momenteel draait het boekhoudpakket nog afzonderlijk, maar we willen ook hier binnen afzienbare tijd de link met het Smartdoc platform maken.” verklaart Filip Umans.

    Branche: bouw

    Producten en diensten: thermisch verzinken van staal

  • Tekniplex

    Intelligent informatiebeheer ondersteunt alle administratieve processen.

    Sector: Productie

    Tekniplex

    Ondersteuning van administratieve processen met intelligent informatiebeheer

    Tekniplex is een internationaal kunststof- en rubberverwerkend bedrijf gevestigd in Erembodegem. Hier werken, verdeeld over de verschillende Business Units, een 350-tal mensen. Het bedrijf richt zich op een breed gamma van industriële, farmaceutische en medische  toepassingen.

    “Tekniplex heeft  dikwijls te maken met auditprocedures. Smartdoc is de ideale ondersteuningstool voor het snel terugvinden en verzamelen van documenten” PIETER VINCK, IT PROJECT LEAD

    Smartdoc wordt gebruikt door een 100-tal medewerkers bij de administratieve processen. De administratie is overzichtelijker en ook het archiveren van documenten en informatie is makkelijk.

    Smartdoc is de ideale ondersteuningstool voor het snel terugvinden en verzamelen van documenten tijdens auditprocedures.

    Het is de ideale toepassing voor kmo’s waar nood is aan digitaal documentbeheer zonder noemenswaardige bijkomende investeringen. De introductie van Smartdoc heeft ons aangezet om bepaalde processen in vraag te stellen.

    Branche: Industrie

    Producten en diensten: Kunststof en rubberverwerking

  • Ora Liften

    De meeste informatie wordt automatisch gekoppeld aan de documenten en zoeken is eenvoudiger dan ooit.

    Sector: Bouw

    Ora Liften

    Hoe document automation de organisatie naar een hoger niveau brengt

    Ora Liften werd opgericht in 1982 en is het grootste onafhankelijke liftbedrijf in België. Om vele praktische en juridische redenen bewaart Ora Liften talloze documenten voor zijn klanten. Met Smartdoc archiveert, beheert en automatiseert het bedrijft de volledige administratie.

    “Dankzij Smartdoc konden we onze papieren processen digitaliseren en automatiseren. Hierdoor konden we als organisatie veel sneller groeien en borg staan voor een betere klantenservice.” CEO KAN VAN GOETHEM, CEO

    Als CEO was Jan Van Goethem op zoek naar een dynamische oplossing.

    Met Smartdoc werden alle oude en nieuwe documenten gemakkelijk gedigitaliseerd. Alle documenten konden automatisch worden herkend op basis van vooraf bepaalde criteria.

    De meeste informatie wordt automatisch gekoppeld aan de documenten (contractnummer, klantnummer …) en zoeken is eenvoudiger dan ooit.

    Bovendien kunnen alle documenten eenvoudig worden geïntegreerd met de eigen ERP-oplossing van het bedrijf.

    Branche: bouw

    Producten en diensten: liften

  • Wij helpen

    Ze vonden een vertrouwde partner in het gebruiksvriendelijke documentautomatiseringsplatform van Smartdoc.

    Sector: Consultancy en Diensten

    Wij helpen

    Minder papier, meer efficiency

    Wij Helpen, een sociaal secretariaat, payrollpartner en HR-adviesbureau bestaat sinds 1946. Het telt vandaag zo'n 30-tal zeer gemotiveerde medewerkers. Smartdoc zorgt voor een digitale en gecentraliseerde ondersteuning van de administratie.

    "Als sociaal secretariaat behandelen wij dagelijks honderden juridische documenten. Het is geweldig om met een partner als Smartdoc samen te werken die deze processen begrijpt en kan implementeren." BRUNO LAHOUSSE, DIRECTEUR

    De papier- en inktconsumptie zijn sterk gereduceerd. Door de gecentraliseerde aanpak kunnen collega’s makkelijker werk van elkaar overnemen en is thuiswerk geen probleem.

    We hebben een beter overzicht van de werkstromen en de archivering is volledig GDPR-conform.

    Documenten gaan niet meer verloren dankzij de digitale back up. Wanneer er nood is aan bijkomende functionaliteiten, werkt Smartdoc deze voor ons uit. 

    Branche: dienstensector

    Producten en diensten: sociaal secretariaat

  • LightPoint

    Ontdek hoe Lightpoint kritieke documenten digitaal beheert.

     

    Sector: Groothandel en Distributie

    LightPoint

    Feilloos beheer van alle bedrijfskritische documenten.

    Light Point is een Belgische specialist in buiten- & binnenverlichting en lichtadvies. 

    Om alle interne informatie beschikbaar te maken voor de medewerkers, was het een logische stap om kritische documenten zoals leveranciersfacturen, bestellingen van klanten, leveringsbonnen en e-mails digitaal te beheren met Smartdoc.

    “De eenvoud van de drag&drop en de eenvoudige zoekmogelijkheden maken Smartdoc gemakkelijk te gebruiken voor al onze medewerkers.” CEO SVEN GOFFAUX, CEO

    Smartdoc bespaart tijd voor zowel de medewerkers als het bedrijf. Het gebruik van het platform beperkt het risico op verlies en beschermt de informatie. Dit alles in met één laagdrempelig systeem.

    Lightpoint gebruikt Smartdoc om zowat alles op te slaan. De logische structuur laat ons toe om alles wat we wensen terug te vinden met de minst mogelijke inspanning.

    Bestellingen per post, worden niet meer afgedrukt, maar met een eenvoudige drag&drop aan ons ERP-orderrecord gekoppeld.

    Branche: Groothandel en distributie

    Product en dienstverlening: verlichting

  • Franki Foundations

    Ontdek hoe Franki Foundations Smartdoc gebruikt om hun facturen en technische documenten te digitaliseren.

    Sector: Bouw

    Franki Foundations

    Goed documentenbeheer is de beste fundering

    Het bedrijf is een dochteronderneming van de Groep BESIX en is gespecialiseerd in het leveren van funderingsoplossingen. Franki Foundations is marktleider in België. Ten gevolge van een renovatie zagen ze de archiefruimte gehalveerd en moesten ze dringend op zoek naar een oplossing.

    “Met dit systeem kunnen we nog veel verder gaan – de mogelijkheden zijn eindeloos.” PETER LAROSSE, PROCESS & PURCHASE MANAGER

    De afgelopen jaren gebruikten we een tool om onze facturen elektronisch te verwerken, maar we hebben ook een enorm archief van technische documenten en bodemonderzoeken.

    Met Smartdoc kunnen we ze efficiënt digitaliseren en ook taggen met metadata om ze snel en gemakkelijk terug te kunnen vinden.

    Met de voorgedefineerde sjablonen werden in een mum van tijd massa’s documenten opgeslagen.

    Branche: bouw

    Product en dienstverlening: funderingen

  • Eiffage – Vuylsteke

    Ze digitaliseerden massa's documenten en vonden met Smartdoc intelligente documentautomatisering een structurele oplossing.

    Sector: Bouw

    Eiffage – Vuylsteke

    Vlotte en volledige projectadministratie

    Het bedrijf biedt in Vlaanderen een brede waaier aan bouwactiviteiten aan. Als een klasse 8 bouwbedrijf heeft Eiffage-Vuylsteke een extreem sterke reputatie opgebouwd.Omdat In de bouw er soms evenveel papierwerk lijkt te zijn als beton en staal, werd Smartdoc uitgerold.

    “Smartdoc biedt veel flexibiliteit, wat u niet altijd heeft als u met grotere bedrijven werkt” PETER PICEU, CFO

    Eiffage-Vuylsteke gebruikte de configureerbare sjablonen in de Smartdoc-software om verschillende processen voor het beheer van de documenten te ontwerpen. De focus lag hier op efficiëntie en traceerbaarheid.

    et voordeel van Smartdoc ligt in de  verzekering dat gebruikers alle relevante documenten gemakkelijk en efficiënt zullen vinden wanneer nodig. Bovendien is er een kostenbesparend effect.

    Wanneer een project is voltooid, zijn alle documenten aanwezig om aan te tonen dat het werk is uitgevoerd zoals overeengekomen in het contract. Zo roepen we een halt aan eindeloze discussies, die vaak alleen opgelost kunnen worden met een tegemoetkoming.

    Branche: Bouw

    Producten en diensten: bouw

     

  • Frateur de Pourq

    Hoe een eeuwenoud bedrijf documenten automatiseert en tijd bespaart, maar ook het leven van zijn medewerkers gemakkelijker maakt.

    Sector: Bouw

    Frateur de Pourq

    Op het juiste spoor

    Frateur-de Pourcq installeert al meer dan 130 jaar rails voor trams, metro’s, treinen en kranen. In 2012 besliste het bedrijf zich klaar te stomen voor de toekomst met Smartdoc.

    Onze gebruikers waren snel aan de slag met de automatische processen.” NATHALIE ROTHIER

    Smartdoc werd stapsgewijs uitgerold, startend met het digitaliseren en het automatiseren van de eenvoudigste administratieve processen.

    Aansluitend werden de validatie- en goedkeuringsprocessen zoveel als mogelijk geautomatiseerd. Intern werd een aantal “kampioenen” gekozen om de leiding te nemen als hoofdgebruiker.

    Op die manier werd het systeem snel intern geaccepteerd. De workflows zijn veel sneller en efficiënter dan voorheen.

    Branche: Bouw

    Producten en diensten: spoorwegbouw

Dit is wat onze klanten
over ons vertellen...

Peter Piceu, CFO, Eiffage-Vuylsteke

Smartdoc biedt veel flexibiliteit, wat u niet altijd heeft als u met grotere bedrijven werkt.

Peter Piceu, CFO, Eiffage-Vuylsteke
Peter Larosse, Process Analysis & Purchase Manager, Franki Foundations

Met dit systeem kunnen we nog veel verder gaan – de mogelijkheden zijn eindeloos.

Peter Larosse, Process Analysis & Purchase Manager, Franki Foundations
Nathalie Rothier, Frateur de Pourq

Onze gebruikers waren snel aan de slag met de automatische processen.

Nathalie Rothier, Frateur de Pourq
Emilie Pollie, HR, Dolce La Hulpe

Dankzij Smartdoc hebben we alle documentgerelateerde personeelsinformatie digitaal op één plek.

Emilie Pollie, HR, Dolce La Hulpe
Steven De Ridder, ICT Manager, Cookware

Door de snelle groei van onze organisatie kregen onze medewerkers steeds meer administratie te verwerken. Zij zien Smartdoc als een welgekomen extra hulp, die hen ondersteunt in hun dagelijks werk.

Steven De Ridder, ICT Manager, Cookware
Bob Segaert, sales & marketing, Adirack

Voordat we Smartdoc gebruikten, moesten we altijd zoeken naar documenten in ons papieren archief. Nu kunnen we de informatie eenvoudig terugvinden door een zoekopdracht in te voeren in Smartdoc.

Bob Segaert, sales & marketing, Adirack
Pieter Vinck, IT Project Lead, Tekniplex

Tekniplex heeft  dikwijls te maken met auditprocedures. Smartdoc is de ideale ondersteuningstool voor het snel terugvinden en verzamelen van documenten.

Pieter Vinck, IT Project Lead, Tekniplex
Bruno Lahousse, Director, Wij Helpen

Als sociaal secretariaat behandelen wij dagelijks honderden juridische documenten. Het is geweldig om met een partner als Smartdoc samen te werken die deze processen begrijpt en kan implementeren.

Bruno Lahousse, Director, Wij Helpen
Jan Van Goethem, CEO, Ora Liften

Dankzij Smartdoc konden we onze papieren processen digitaliseren en automatiseren. Hierdoor konden we als organisatie veel sneller groeien en borg staan voor een betere klantenservice.

Jan Van Goethem, CEO, Ora Liften
Sven Goffaux, CEO, LightPoint

De eenvoud van de drag&drop en de eenvoudige zoekmogelijkheden maken Smartdoc gemakkelijk te gebruiken voor al onze medewerkers.

Sven Goffaux, CEO, LightPoint

Uw transformatie naar een slimme documentautomatisering is binnen handbereik

U kunt beginnen met het digitaliseren en automatiseren van uw documentworkflow in slechts een paar dagen
  • Analiseren

    Wij analyseren uw verschillende soorten documenten en inhoud, en brengen al uw werkstromen in kaart

    Gebruikelijk: 1 - 2 dagen

  • Implementeren

    Wij implementeren Smartdoc in een paar dagen, en leren u hoe u het moet gebruiken in minder dan 1 uur

    Gebruikelijk: 3 - 7 dagen

  • Digitaliseren

    Begin met digitaliseren vanaf dag 1. U bespaart tijd en geld  zonder bestaande processen om te gooien

    Go live!

Bekijk de overige Smartdoc pagina's