Stappenplan voor een Document Management Systeem (DMS)

Volgens de DMS-experten van Amista is het van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken.

Een projectmanager (die eventueel een werkgroep of projectteam leidt) en een of meerdere key users hebben een beslissende rol  bij de keuze van DMS-software en de implementatie hiervan.

Key users spelen ook een belangrijke rol bij het change management proces. Ze zullen actief gebruik maken van het systeem en maken ook collega’s enthousiast voor de veranderingen die op stapel staan. Zo wordt het DMS-systeem geen black box na de implementatie.

Waarom u ook kiest voor een Document Management Systeem, het is heel belangrijk om de noodzaak tot verandering op papier te zetten. Dit kunt u het beste doen door vooraf de doelstellingen te bepalen. Zodra u een duidelijk beeld hebt van wat u wilt bereiken, kunt u het juiste DMS-pakket zoeken.

Werknemers worden gemotiveerd als ze weten welk voordeel de verandering voor hen meebrengt. In het geval van een DMS zijn de voordelen: tijdbesparing, geen repetitief werk meer en meer ruimte om bezig te zijn met wat er echt toe doet.

Het komt voor dat de focus tijdens de DMS-implementatie te veel ligt op het nieuwe document beheersysteem, wat de aandacht afleidt van de datamigratie. Klakkeloos zomaar alle huidige documenten overzetten, houdt het risico op fouten en inconsequenties in.

De inrichting van het nieuwe systeem moet daarom vooraf goed uitgedacht worden, zodat alle huidige documenten worden bekeken. Vergeet ook daarbij de fysieke post, archiefdocumenten en e-mails niet. Zorg dat deze documentenmigratie zorgvuldig en opgeschoond gebeurt, want de documenten moeten in de toekomst eenvoudig en snel terug te vinden zijn.

Tip: maak een inventaris per afdeling en kijk welke workflows je kan automatiseren.

Helaas gaat niet iedereen even soepel om met een verandering. Het grote gevaar op weerstand bestaat. Dit kan alleen ondervangen worden door medewerkers te betrekken en inzicht te geven in het proces door opleiding (ook bij een laagdrempelig systeem zoals RecoMatics Smartdoc is een korte opleiding voorzien).

Bedrijven waarbij de gebruikers goed worden opgeleid, kennen een soepelere transitie. Medewerkers die onvoldoende zijn opgeleid, hebben bovendien de neiging om een eigen werkwijze te ontwikkelen. Wanneer de training in een vroeg stadium plaatsvindt, zullen de medewerkers de vernieuwing sneller adopteren.