FMD-compliance én een efficiënt logistiek proces, vrienden of vijanden?

Elke verpakking van een geneesmiddel dat op recept wordt verstrekt, moet een geldig serienummer hebben om het daarmee te kunnen registreren en traceren. We horen je als manager van een farmaceutische groothandel denken: dat is oud nieuws. En dat klopt!

Deze verordening, beter bekend als de FMD-compliance (Falsified Medicines Directive), is al van kracht sinds 2019. Misschien zie jij – als tussenschakel in de toeleveringsketen – FMD-compliance nog altijd als een last. Want, zo denk je, het verifiëren en administreren van serienummers leidt tot vertraging in het logistieke proces… Maar FMD-richtlijnen en efficiënte logistiek hoeven zeker geen vijanden te zijn. Het kunnen zelfs vrienden worden. Waardoor jij je kan onderscheiden van je concurrenten. 

 

Van last naar uitdaging 

“Yeah, right!”, denk je misschien. Een logische gedachte, want op het eerste oog lijken het elkaars tegenpolen. De FMD-richtlijnen zorgen voor extra administratie, documentatie en checks. Dat is dus tijdrovend en het past niet in een visie waarin je een zo efficiënt mogelijk logistiek proces wilt optuigen. Dat het ook anders kan, willen we je hier graag uitleggen. 

 

Strijd tegen geneesmiddelenvervalsing 

Maar, eerst even een stapje terug. Wat houdt die FMD-compliance nu ook alweer in? Het gaat om een verplichting opgelegd door de Europese Commissie met als doel om vervalsing van geneesmiddelen tegen te gaan. De gehele keten – fabrikant, tussenhandel, farmagroothandel en apotheekhouder – heeft er mee te maken en moet ernaar handelen. De groothandel heeft onder andere de verantwoordelijkheid over de verificatie. Dus het terugkoppelen van serienummers naar de Nationale Medicijnen Verificatie Organisatie (NMVO)die weer verbonden is met de European Verification Organisation (EMVO). 

 

Effect op de marges 

Het is een flinke uitdaging om FMD-compliance en een efficiënte logistiek te laten samensmelten. Immers, de logistieke kosten bepalen voor groothandels voor een belangrijk deel de marge. Jouw focus ligt dus op efficiency en besparing als het gaat om het ontvangen, opslaan en verzenden van goederen. Menselijke handelingen wil je zoveel mogelijk automatiseren om kosten te besparen, levertijden te verkorten en fouten te voorkomen. Hoe rijm je dit met de administratieve last vanuit de FMD? 

 

De rol van bedrijfssoftware 

Software is dan een onmisbaar hulpmiddel. Iets specifieker: je hebt een ERP-systeem nodig om de stroom van farmaceutische producten efficiënt en beheersbaar door je groothandel te begeleiden. Of nog beter, door de hele keten, van producent naar patiënt. En dan bij voorkeur op een zo efficiënt mogelijke wijze waarbij alles ook nog eens optimaal is gecheckt.

De ERP-software moet zijn verrijkt met specifieke functionaliteiten om serienummers bij te houden en medicijnen traceerbaar te maken. Liefst op zo’n manier dat alle gegevens slechts eenmalig worden vastgelegd en door het hele bedrijf worden hergebruikt. En liefst zelfs met de business partners in de toeleveringsketen. 

 

Scannen en de voorraad op orde 

Als we het verhaal terugbrengen naar de basis, dan gaat het eigenlijk om twee belangrijke zaken: scannen en inboeken. Vanuit de FMD moet elk product bij ontvangst worden gescand voor het serienummer op de doosjes en dit wordt ook streng gecontroleerd.Het is belangrijk dat de producten bij het scannen meteen worden ingeboekt. Dan heb dus meteen je voorraad op orde.  

 

Probeer eens om te denken! 

We steken het niet onder stoelen of banken. Je kunt ervoor kiezen om alleen een scanapparaat aan te schaffen. Even de serienummers scannen en je voldoet in principe aan de FMD-verplichtingen. Al komt er nog wel meer bij kijken. Je hebt te maken met losse administraties die je bij elke stap in het proces handmatig moet updaten en moet melden aan de NMVO of de EMVO.

Maar wat als je eens probeert om te denken: zie het niet als een verplichting, maar als een kans om je bedrijf te onderscheiden van de concurrentie! Je krijgt als bedrijf de kans om het hele bedrijfsproces gemakkelijk en snel inzichtelijk te krijgen. Van de serialisatie in de fabriek tot de ontvangst op locatie; alle stappen worden automatisch verwerkt en teruggekoppeld aan de autoriteiten. Zodat jij direct zicht hebt of er te weinig of te veel voorraad is. Prettig toch? 

 

Hoe zit het met het prijskaartje? 

Waarschijnlijk denk je: hartstikke leuk allemaal, maar de geïntegreerde software voor zowel ERP als track & trace is ongetwijfeld een  stuk duurder dan het los toevoegen van een paar scanners. Klopt, deze oplossing is iets duurder, maar vergeet niet dat je al snel extra arbeidskrachten nodig hebt voor al die scanmomenten. En elders in het bedrijf zijn meerdere mensen bezig met handelingen om de voorraad inzichtelijk te krijgen.

Met een geïntegreerde ERP-oplossing hoef je de informatie slechts één keer vast te leggen en heb jij vat op het totale bedrijfsproces. Uiteindelijk ga je dus geld besparen, maar dat is nog niet alles. Door meer inzicht in het proces kun je structureel beter en sneller inspelen op nieuwe kansen. En dat geeft je een duurzaam voordeel op de concurrentie! 

 

Denk je nu, mogelijk kan ik mijn proces ook flink versnellen door de FMD-compliance te digitaliseren en te integreren in mijn logistieke administratie? Neem dan zeker even contact op met een van onze experts. Mogelijk is onze geïntegreerde farma-oplossing op basis van het bewezen ERP-systeem SAP Business One interessant voor jouw groothandel. We informeren je graag vrijblijvend over de mogelijkheden. Neem gerust contact met ons op.

Hoe leveren onze oplossingen u meer winst en groei op?

Hoe leveren onze oplossingen u meer winst en groei op?

SAP Business One is een geïntegreerde oplossing die duidelijk inzicht geeft in uw hele bedrijf en u volledige controle geeft over ieder aspect van uw bedrijfsvoering.