E-mailmanagement is een must!
E-mails worden tegenwoordig bijna steeds als rechtsgeldig aanvaard. Begin 2023 is hiervoor ook een wettelijk kader voorzien. Hoog tijd dus om uw e-mailmanagement onder de loep te nemen.
Woorden zijn vluchtig, het geschreven woord blijft. Ook in digitale tijden is het een waarheid als een koe. Enkel gebruiken we steeds minder pen en papier en gebeurt alles digitaal, per e-mail.
Die e-mail is dan ook reeds sinds geruime tijd rechtsgeldig. Echter, ontbrak er een wettelijk kader. In het eerste boek van het Burgerlijk Wetboek, dat op 1 januari 2023 in werking is getreden,is dat hiaat weggewerkt (*).
E-mailmanagement
Het is dus belangrijk om naast de andere bedrijfskritische documenten ook uw e-mailverkeer op een doortastende en gestructureerde manier te beheren.
In de meeste organisaties zitten mails verspreid over verschillende medewerkers, inboxen en folders of ze worden afgeprint en weggestopt in een papieren klassement.
Integratie
Wanneer het document management systeem zoals Smartdoc e-mailintegratie voorziet, wordt de bedrijfskritische mailcorrespondentie opgeslagen op één centrale plek. Op deze manier zijn de e-mails, inclusief de bijlagen, eenvoudig te raadplegen door diegenen die er toegang tot moeten hebben.
Bovendien zijn de bewaarde berichten traceerbaar, doorzoekbaar en voorzien van een audit trail en een bewaartermijn. Zo bent u er steeds zeker dat alle belangrijke mails op de juiste, veilige manier worden bewaard en beheerd.
Wat kan Smartdoc voor uw bedrijf betekenen?
Meer weten over Smartdoc document management en de Outlook-integratie? Neem gerust contact met ons op.
(*) Bron: De Tijd ‘Wet verankert e-mail als rechtsgeldig communicatiemiddel’
