15 principes om uw administratie te digitaliseren
Elke organisatie kampt met tientallen administratieve processen die veel tijd in beslag nemen, en bovendien zeer kostelijk zijn. Er bestaat ondertussen een wettelijk kader waarin digitale documenten dezelfde juridische waarde hebben als papieren. Het digitaliseren van uw administratie is een grote stap en Smartdoc helpt u er graag bij.
Papier Hier. 15 principes om uw administratie te digitaliseren
Het Smartdoc-platform beschikt over alle functies om de digitalisatie van uw administratie rimpelloos te laten verlopen. Gebruik deze principes als basis, ze helpen u om uw administratie conform de rondzendbrief AOIF 16 2008 en de Digital Act te digitaliseren.
- Het is perfect legaal om papieren levernota’s, zendnota’s, facturen… in te scannen en digitaal te bewaren.
- Documenten die u digitaal krijgt dienen digitaal te worden bewaard. Het is niet voldoende om enkel de boekhoudkundige informatie te bewaren, ook de factuur, levernota… dient te worden bewaard. Afprinten en terug inscannen is uit den boze.
- De documenten dienen in zijn geheel te worden ingescand. Een factuur van 3 pagina’s dient dus als één document te worden bewaard.
- Documenten die worden ingescand moet u nog één maand bewaren, daarna mogen ze vernietigd worden. (Uitgezonderd contracten, arbeidsovereenkomsten… voorzien van een originele handtekening)
- Het is voldoende om éénmaal de algemene voorwaarden op de achterzijde in te scannen per leverancier.
- Binnen de gebruikte oplossing dient het onmogelijk te zijn om de documenten te wijzigen.
- Binnen de gebruikte oplossing dient het onmogelijk te zijn om beelden te importeren in het document.
- Respecteer de regelgeving rond de minimale scanresoluties: 200 dpi voor kleurenscanning, 300 dpi voor zwart/wit.
- Er dient automatisch een nummer en datum aan het document te worden toegekend. Smartdoc koppelt aan elk gescand of toegevoegd document zowel het tijdstip van scanning, het tijdstip van archivering als een unieke documentcode. Daarnaast kan de klant beslissen om ook eigen nummering en eigen gekozen indexen (bvb barcode, factuurnummer…) toe te voegen aan de documenten in Smartdoc. Het tijdstip van scanning of toevoeging kunnen niet door de gebruikers worden gewijzigd en maken integraal deel uit van het document. Daarenboven laat de optie “Smartdoc Layer” toe om volgens de “post-it” methodiek commentaren toe te voegen aan elk type document, zonder het origineel te wijzigen.
- Smartdoc is compatibel met het vereiste pdf/a formaat, waarbij de a staat voor”archief”. Dit type pdf garandeert de Smartdoc-gebruikers dat de documenten als onwijzigbaar document werden opgeslagen.
- De documenten in Smartdoc kunnen beveiligd worden zodat toegang tot de documenten alsook het recht om documenten te verwijderen kunnen beperkt worden. Er wordt bovendien een uitgebreide log bijgehouden van welke acties er op een document gebeuren.
- De regelgeving vraagt ook een makkelijke zoekfunctie. Uiteraard spek naar onze bek. De zoekfunctie in Smartdoc is nu éénmaal de makkelijkste en éénvoudigste. Daar Smartdoc gebruik maakt van de geavanceerde mogelijkheid om documenten full text te gaan doorzoeken kan elk document op tal van zoekcriteria in een oogwenk worden teruggevonden.
- De oplossing dient toe te laten om makkelijk back-up’s te maken. Ook hier maakt Smartdoc gebruik van de meest ingeburgerde Microsoft technologieën om het dupliceren van de gegevens zo simpel en éénvoudig mogelijk te laten gebeuren.
- Scanning mag uitbesteed worden, maar daar zijn regels over: contacteer ons voor meer info.
- U mag uw documenten extern bewaren, maar u dient er steeds toegang over te hebben vanuit uw maatschappelijke zetel: contacteer ons voor meer info.
Een vraag? Anrova Solutions helpt u graag!
Digitalisering van administratie is een speerpunt voor de overheid
“Het België van de toekomst, dat is digital Belgium”, zei Premier De Croo tijdens zijn Regeringsverklaring in 2020. België heeft daarom een Staatssecretaris van Digitalisering: Mathieu Michel. Zijn taak? Onder meer de Administratieve Vereenvoudiging en Privacywetgeving van uw documentatie.
Deze staatssecretaris waakt ook over de Digitale Agenda - ofwel, de toekomstplannen van de Belgische overheid inzake digitalisatie. Daarin werd FeWeb geïntegreerd, de Federatie van webbedrijven die toekijkt op de professionalisering van de internetsector.
Het was nooit éénvoudiger om uw administratie te vereenvoudigen
Hoe helpt Smartdoc bij het digitaliseren van uw administratie?
Smartdoc staat voor het digitaliseren en archiveren van uw administratie. Alles gebeurt onder volledig automatisering, zo verspilt u geen tijd meer.
- Digitaliseer elk document dat binnenkomt. Het gebruik van manuele invoer is verleden tijd.
- Beveilig al uw documenten op één plaats, afgezien van de bron.
- Vind uw document eenvoudig, in slechts enkele klikken.
- Bij Smartdoc stelt u verschillende werkstromen in om uw manier van werken te automatiseren.
Verspil dus geen tijd meer en gebruik het Smartdoc-platform.
Ga er vandaag nog mee aan de slag
