Werken met Smartdoc? Een goed idee, om deze 5 redenen!

Via Smartdoc kan u makkelijk zien wie wanneer met welk document gewerkt heeft. Handig!

1. Uw documenten zijn optimaal beveiligd

Wanneer u uw documenten beveiligt via Smartdoc heeft u veel meer mogelijkheden dan wanneer u werkt via de klassieke boom- of mappenstructuur waarbij mappen nog steeds zichtbaar zijn nadat u ze beveiligt. Via Smartdoc…

•  zijn documenten niet zichtbaar voor gebruikers of gebruikersgroepen. 
• bepaalt u wie het recht heeft een document te printen of te wijzigen.
• bepaalt u tevens wie de beveiliging of het logboek mag inkijken.
• kan u zelfs instellen wie mag printen of mailen.

2. Uw documenten hebben een levenscyclus - wat leidt tot een overzichtelijker archief

Kent u dat? Dat u op het moment dat u een document ontvangt al weet dat u dit document eigenlijk niet echt nodig heeft - maar dat het toch op een (uitpuilende) server of in een archief terechtkomt? Gedaan ermee!

Binnen Smartdoc kan u documenttypes aan levenscycli koppelen, voorzien van een start- en einddatum en een bewaarperiode. Zo kunt u lijsten aanleggen met informatie die niet strikt noodzakelijk is en dus ook automatisch verwijderd kan worden wanneer het daar tijd voor is.

3. U geeft documenten makkelijk een archiefbestemming en een privacyniveau

Sommige informatie mag vernietigd worden, andere moeten misschien een nieuw leven krijgen. Sommige documenten zijn louter informatief, andere zeer gevoelig...  Daarom kan u uw documenten via Smartdoc een eindbestemming en privacyniveau meegeven via de daarvoor voorziene ‘Document Protection’ templates.

4. Hou een logboek bij: wie deed wat wanneer?

Wie heeft op welk moment wat gedaan, en met welk document? Dankzij Smartdoc houdt u een uitgebreid logboek bij van wie toegang heeft gezocht tot uw documenten. Vanaf dat uw document gearchiveerd wordt, weet u exact wie een document heeft geprint, gemaild of gewijzigd.

Het logboek is bovendien enkel toegankelijk voor de bevoegde gebruikers. Zo bent u ten allen tijde zeker dat enkel de juiste personen dit te zien krijgen.

5. Uw hele archief wordt makkelijk doorzoekbaar

De OCR service analyseert elk document op zoekbaarheid. Dankzij deze OCR functie kunt u makkelijk bv. een vergeten document, een bijlage van een oude mail of een foto van een contract doorzoeken. 

Deze kan u dan achteraf ook opllijsten - zo kan u bekijken welke informatie uw organisatie bewaart van iemand!

U merkt het - via Smartdoc werken is erg handig! U  centraliseert en organiseert makkelijk en veilig al uw documenten. Binnen één intelligent platform archiveert u niet allleen al uw bedrijfskritische documenten maar organiseert u ook uw administratieve werkstromen. Daarbij verwerkt u  ook automatisch al uw facturen in uw ERP-systeem. Zo wint u niet alleen tijd en geld, maar ook: tevreden medewerkers!